Sociale veiligheid binnen Scouting Flevo
We vinden het binnen Scouting Flevo belangrijk dat leden binnen een sociaal veilige omgeving leuke en uitdagende scoutingactiviteiten kunnen doen.

Wat is sociale veiligheid?
Sociale veiligheid binnen Scouting Flevo betekent dat leden zich beschermd weten en voelen tegen grensoverschrijdend gedrag in de vereniging. Onder grensoverschrijdend gedrag verstaan we het overschrijden van normen (gedragscode) en de wet. Zoals bijvoorbeeld: zeden, verduistering, pesten, groepsdruk, geweld etc.

Samen met Scouting Nederland werken wij actief mee aan de bescherming van alle leden op lokaal, regionaal en landelijk niveau. Bewustwording en preventie zijn belangrijke ingrediënten die bijdragen aan een sociaal veilige omgeving.

Gedragscode
De gedragscode geeft grenzen aan in het contact met minderjarigen. Deze code dient door iedereen die een functie binnen onze Scoutinggroep vervult, te worden onderschreven. Wij maken gebruik van de gedragscode van Scouting Nederland die je hier kunt downloaden. Alle vrijwilligers worden bij aanvang van hun vrijwilligerswerk, gewezen op deze gedragscode.

Verklaring Omtrent het Gedrag
Wie denkt aan kinderen, jongeren en Scouting, denkt direct aan spel, plezier en een uitdagend leven. Niemand associeert deze woorden met grensoverschrijdend gedrag. Een verplichte Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is één van de maatregelen die Scouting Flevo getroffen heeft om binnen onze organisatie een veilige omgeving te bieden. Het Huishoudelijk regelement van Scouting Nederland biedt voldoende mogelijkheden om bij grensoverschreidend gedrag en/of het niet overleggen van een VOG, leden te weren en/of uit te schrijven.

Aanstellingsbeleid
Om te zorgen dat de wensen en verwachtingen van (nieuwe) vrijwilliger(s) matchen met de wensen van onze organisatie voeren wij niet alleen intakegesprekken maar hebben we ook conform Huishoudelijk reglement van Scouting Nederland, afgesproken dat de eerste 3 maanden een soort proefperiode zijn. In die proefperiode zoemen we o.a. in op de inhoudelijk functie, de gedragscode, het Huishoudelijk reglement en allerlei trainingen die onze (nieuwe) vrijwilliger kan volgen om zich zo snel als mogelijk onderdeel te voelen van onze organisatie. Als bestuur maken wij gebruik van diverse methodieken die door Scouting Nederland zijn ontwikkeld.

Vertrouwenspersoon
Als er sprake is van een calamiteitensituatie, zoals grensoverschrijdend gedrag, een ongeluk of een sterfgeval, staan onze bestuursleden je graag te hulp. Ook kun je via het team Sociale Veiligheid van Scouting Nederland, altijd contact opnemen met het landelijk opvangteam. Dit team bestaat uit landelijk vrijwilligers die groepsbesturen adviseren over hoe ze hiermee om kunnen gaan. Deze vrijwilligers zijn ervaren in de hulpverlening en hebben veel ervaring met dit soort situaties. Zij verwijzen Scoutinggroepen indien nodig door naar de juiste instanties.

Het team Sociale Veiligheid is 24 uur te bereiken (na kantoor tijden via een bereikbaarheidsdienst) op 033 496 09 11 of via de e-mail: inveiligehanden@scouting.nl of socialeveiligheid@scouting.nl. De vertrouwenspersonen zijn Geertje Lycklama à Nijeholt en Hans van Oosten.

Privacybeleid Scouting Flevo
Scouting Flevo verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement
In het privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Flevo via het ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Limaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via het inschrijfformulier. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en de teamleider hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online. Voor scouts online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting Flevo hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier/-vragenlijst die per activiteit hard-copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimten en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Flevo mag deze’ bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstreken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren krijgt een deel van de leden een email voor betaling van de contributie en een deel van de leden heeft een doorlopende sepa machtiging ingevuld. Deze machtigingsformulieren worden conform de sepa-regelgeving fysiek bewaard. De penningmeester van scouting Flevo heeft inzicht in de financieele gegevens.

Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden beheerd door de teamleider van de speltak.

Online media
Op www.scoutingflevo.com en www.scoutingflevo.nl worden geen cookies gebruikt voor het functioneren van de website.

Beeldmateriaal
Scouting Flevo maakt foto’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Flevo en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Flevo is op te vragen via het secretariaat op secretaris@scoutingflevo.com.

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekkenverwerkers’ gemeld bij scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid(RTBF) en inzage in gegevens(SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Flevo binnen een maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat secretaris@scoutingflevo.com. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.